Dématérialisation : Le bulletin de paie à valeur probante

Entreprises, quels avantages pour vous ?

La loi n°2009-526 du 12 mai 2009 vous permettait de proposer à vos salariés la dématérialisation de leur fiche de paie, sous réserve de leur accord.

Depuis la modification du texte de loi entré en vigueur depuis le 1er janvier 2017, il n’est plus nécessaire d’avoir l’accord des salariés pour dématérialiser leurs bulletins de paie. Ceux qui veulent continuer à recevoir leurs bulletins en version papier doivent le déclarer explicitement.

HumanForces au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie

HumanForces fournit l’accès à un coffre-fort numérique personnel pour chaque salarié afin d’y envoyer leurs bulletins de paie. Tout l’intérêt de ce coffre réside sur la valeur probatoire de chaque dépôt de bulletin. Cette politique s’inscrit dans l’automatisation de vos processus, la modernisation de votre entreprise et le respect de votre démarche RSE.

La dématérialisation du bulletin de paie et la dépose en coffre présentent de nombreux avantages pour vous :economie-verte.jpg

  • Gain de temps/productivité

    Pour la diffusion des bulletins de paie, tout devient plus simple et rapide. Vous n’avez plus à rechercher les bulletins de paie ou encore préparer les envois postaux. D’un clic, vous envoyez les bulletins de paie dans les coffres-forts des salariés.

  • Gain économique

    Vous allégez vos frais en papier, impression et archivage mais également vos coûts postaux. La dématérialisation implique une suppression totale ou partielle de tous vos documents papier.

  • Valeur probatoire


    Vous fiabilisez la remise des bulletins de paie en les déposant dans les coffres-forts numériques. C’est la garantie d’une méthode sécurisée qui évite les risques de suppression inopinée et fournit une preuve de dépôt. 

 

En abandonnant les tâches contraignantes à faible valeur ajoutée, vous pouvez vous recentrer sur les activités les plus importantes.

 

Salariés, quels avantages pour vous ?

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Il s’agit du processus consistant à remplacer des fichiers papier (bulletins de paie, factures, supports administratifs), par des fichiers numériques. On parle alors de gestion électronique de documents (GED).

Dans le cadre de la dématérialisation du bulletin de paie, la loi El Khomri du 18 décembre 2016 autorise leur dématérialisation et leur accessibilité dans le CPA.

Les avantages de la dématérialisation de vos bulletins de paie sont multiples :

  • Facilité d’accès

    Votre bulletin de paie sera accessible à tout moment, où que vous soyez via une connexion Internet. Mais vous pouvez également stocker dans votre coffre-fort d’autres documents personnels comme les factures ou encore les contrats. Ainsi, vous facilitez toutes vos démarches administratives courantes.

  • Facilité d’utilisation

    Accédez simplement à tous vos documents confidentiels depuis votre coffre-fort, et même votre compte personnel d’activité (CPA).

  • Sauvegarde à long terme

    Quand vous dématérialisez vos documents, vous les disposez dans un espace de stockage entièrement sécurisé qui est votre coffre-fort numérique personnel. L’accès au coffre-fort que nous vous mettons à disposition vous permet de conserver vos bulletins de paie et autres documents personnels pour une durée de 50 ans, et ce quelle que soit l’entreprise dans laquelle vous êtes. C’est comme votre compte bancaire : il est à vous et vous suivra toute votre vie. Au moment de votre retraite, vous aurez accès à l’intégralité de vos bulletins de paie pour vos démarches administratives.

  • Préservation de la planète

    En dématérialisant vos documents, vous contribuez à un programme éco-responsable. Moins de papier = moins de déchets produits ➞ la planète vous remercie. La gestion et l’organisation de tous vos documents s’inscrit dans notre souhait de vous proposer une solution innovante, simple d’utilisation et accessible à tous.

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